Vilka vi är
Vår webbplatsadress är: www.ymersam.se. Ansvarig för personuppgifter är styrelsen för Ymer Samfällighetsförening.
Vilka personuppgifter vi samlar in och varför
Inloggning och Medlemsregister
För att ge medlemmar tillgång till skyddade dokument (såsom stämmoprotokoll och stadgar) måste du ha ett användarkonto. Vi lagrar följande uppgifter i ditt användarprofil:
- E-postadress: Används för lösenordsfri inloggning (magic link) samt utskick av viktig information från styrelsen.
- Husnummer: För att styrelsen ska kunna verifiera att kontot tillhör en boende i området och ha ett uppdaterat register.
Dessa uppgifter lagras med stöd av berättigat intresse för att kunna administrera föreningen och kommunicera med medlemmarna. Endast styrelsen (administratörer) har tillgång till hela medlemsregistret.
Dokument och Protokoll
På hemsidan publiceras protokoll, kallelser och andra föreningsdokument. Dessa kan innehålla namn på styrelsemedlemmar, motionärer eller justeringsmän i enlighet med föreningsrättslig praxis.
- Nedladdningshistorik: Av säkerhetsskäl loggar vi IP-adresser när skyddade dokument laddas ner. Detta görs för att förhindra missbruk och sprinding av internt material.
Kontaktformulär
Om du kontaktar oss via e-postlänkar på sidan sparas din e-postkonversation i styrelsens inkorg för att vi ska kunna hantera ditt ärende.
Cookie-filer (Kakor)
Vi använder cookies främst för att hantera inloggningen.
- Inloggning: När du loggar in skapar vi temporära cookies för att spara din inloggningsinformation och dina val av skärminställningar. Inloggnings-cookies gäller i två dagar (eller längre om du väljer ”Kom ihåg mig”). När du loggar ut tas dessa bort.
- Säkerhetscookies (Wordfence): Vårt säkerhetstillägg Wordfence kan sätta en eller flera cookies (t.ex.
wfwaf-authcookie) för att känna igen betrodda besökare och skydda mot inloggnings- och attackförsök. Dessa cookies används enbart för säkerhet — aldrig för spårning eller marknadsföring. - Inga spårnings-cookies: Vi använder inga tredjeparts-cookies för reklam eller spårning (t.ex. Facebook Pixel eller Google Ads).
Vilka vi delar dina data med
Vi säljer aldrig dina uppgifter till tredje part. Dina uppgifter kan dock hanteras av våra tekniska underleverantörer (personuppgiftsbiträden) för att drifta tjänsten:
- Webbhotell: Vår leverantör av serverutrymme Inleed lagrar databasen.
- E-posttjänst: För att skicka inloggningslänkar passerar din e-postadress vår e-postleverantör Brevos servrar.
Hur länge vi sparar dina uppgifter
- Användarkonto: Dina uppgifter (namn, e-post, husnummer) sparas så länge du bor i området och är medlem i samfälligheten.
- Vid flytt: När du flyttar från området ansvarar du för att meddela styrelsen så att vi kan ta bort ditt konto. Styrelsen genomför även regelbunden rensning av konton som inte längre är behöriga.
- Protokoll: Protokoll och formella dokument sparas i enlighet med lagkrav (t.ex. Bokföringslagen) och föreningens arkiveringsrutiner, vilket ofta innebär att de sparas ”för all framtid” i arkivsyfte.
Vilka rättigheter du har över dina data
Om du har ett konto på denna webbplats kan du:
- Begära ett utdrag: Få en exportfil med de personuppgifter vi har om dig.
- Begära rättelse: Be oss ändra felaktiga uppgifter (t.ex. om du byter e-post).
- Begära radering: Be oss radera dina personuppgifter. Detta gäller dock inte uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsmässiga skäl (exempelvis kan vi inte radera ditt namn ur ett gammalt justerat stämmoprotokoll).
- Klagomål till tillsynsmyndighet: Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för dataskydd i Sverige. Mer information finns på imy.se.
Kontaktinformation
Vid frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter, kontakta styrelsen på: ymersamstyr@gmail.com.